Το Excell είναι ιδιαίτερα δημοφιλές πρόγραμμα, ειδικά σε επαγγελματικό περιβάλλον λόγω των δυνατοτήτων που έχει στην εκτέλεση διαφόρων τύπου υπολογισμού και των δυνατοτήτων που έχει να διαχειριστεί έναν σεβαστό όγκο δεδομένων.

Excell έναντι Access

Αν και υπολείπεται σε αυτό τον τομέα αρκετά σε σχέση με τις αντίστοιχες δυνατότητες που έχει η Access, παρόλα αυτά πολλοί χρήστες το προτιμούν γιατί τους φαίνεται ποιο εύκολο να δουλεύουν με το Excell παρά με την Access.

H Αλήθεια είναι ότι παρότι η Access είναι πανίσχυρη όσον αφορά την διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων θα πρέπει κανείς να ξέρει σε καλό επίπεδο την λειτουργία της προκειμένου να δουλέψει ικανοποιητικά με αυτήν.

Από την άλλη μεριά το Excell, είναι πολύ ποιο εύκολο να το μάθει κανείς και προσφέρει και κάποιες ικανότητες διαχείρισης δεδομένων. Σε πολλές περιπτώσεις αυτό είναι αρκετό για τους εργαζόμενους.

Πως να κάνετε αναφορά στο Excel σε κελιά που βρίσκονται σε άλλο αρχείο

Αργά ή γρήγορα κάποιος που δουλεύει σε εργασιακό περιβάλλον με το Excell θα έρθει στην ανάγκη κάποια στιγμή να κάνει αναφορά σε κάποιο κελί που βρίσκεται σε διαφορετικό αρχείο του Excell.

Δυστυχώς το excell δεν προσφέρει πολύ βοήθεια σε αυτή την περίπτωση. Έτσι η συνήθης κατάληξη είναι ο χρήστης τα αντιγράφει τα περιεχόμενα που χρειάζεται στο υπάρχον φύλλο, έτσι ώστε να μπορέσει να κάνει τους απαραίτητους υπολογισμούς. 

Περιττό να αναφέρουμε ότι αυτή η τακτική μακροχρόνια δημιουργεί προβλήματα, αφού υπερμεγεθύνει ασκόπως κάποια αρχεία του Excell κάνοντας τα ποιο δύσκολα στον χειρισμό, αλλά κυρίως δημιουργεί πρόβλημα σε περίπτωση που ενημερωθεί το αρχικό αρχείο.

Πως μπορούμε λοιπόν αντί για την προηγούμενη μέθοδο να κάνουμε αναφορά στο Excell σε κελιά που βρίσκονται σε άλλο αρχείο και να αποφύγουμε όλα τα παραπάνω προβλήματα;

Παράδειγμα 

Προκειμένου να γίνει ποιο κατανοητό θα σας δώσουμε τον τύπο μέσα από ένα παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε στο τρέχων αρχείο του excell, να υπολογίσετε το άθροισμα των κελιών από A1 έως A4 που βρίσκονται στο αρχείο του excel με όνομα doc1.xls στο φύλλο1 και το αρχείο αυτό βρίσκεται στον φάκελο d:\excell

Ο τύπος που θα πρέπει να γράψετε είναι ο εξής:

Δηλαδή είναι ‘διαδρομή[όνομα αρχείου]όνομα φύλλου’!κελιά

Προσοχή το σημείο που μπαίνουν το σύμβολο ‘

Αν το αρχείο είναι ανοικτό τότε η διαδρομή δεν είναι απαραίτητη, αν θέλετε όμως να χρησιμοποιείτε τον τύπο και όταν το αρχείο doc1.xls είναι κλειστό τότε θα πρέπει να βάλετε και την διαδρομή.